Cette aide pratique est conçue pour aider les cabinets et vétérinaires à comprendre et appliquer les dispositions du Code des Bonnes Pratiques Vétérinaires.
En conséquence, il est conseillé de les lire conjointement au code.
Le but de cette aide est de fournier des informations complémentaires sur les exigences posées par le code et sur la façon de prouver leur application.
L'organisme de certification doit prendre en compte ces éléments lors de l'audit.
Ce document aborde les thèmes du code dans le même ordre, mais certaines dispositions peuvent être expliquées dans plus d'une section.
Cette aide est rédigée sous forme de tableaux. Dans la colonne de gauche se trouve la référence à la clause du code BPV. Dans la deuxième, les dispositions sont rappelées de manière brève. Dans la troisième colonne se trouvent les éléments devant être vus pour prouver le respect de la disposition.
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Référence clause |
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Disposition |
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Mise en oeuvre |
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4 Partie A |
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| Les cabinets BPV doivent: |
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- Mettre en place un système documenté garantissant que toutes les consultations, visites, visites de rappel, autopsies, ou tout autre service sont enregistrés.
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- En utilisant un agenda journalier, protocole, procédure
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- Mettre en place un système documenté garantissant que tous les appels téléphoniques obtiennent une réponse.
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- Réceptionniste/ répondeur/sous-traitance + protocole, procédure
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- Mettre en place un système documenté afin de pouvoir assurer un service 24h/24.
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- Protocole, procédure/contrat avec un autre cabinet
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- Mettre en place un système documenté de référé pour les cas dépassant leurs compétences ou leurs capacités.
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- Protocole, procédure/contrats
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- Afficher de façon claire les tarifs et les appliquer avec cohérence
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- Protocole, procédure, rapport
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- Avoir des factures détaillées précisant: biens, services et prix
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- Protocole, procédure, format de rapport
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- Avoir des accords écrits avec les fermiers pour la guidance vétérinaire et les contrôles de santé animale.
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- Avoir un système documenté garantissant que toutes les dispositions sur la guidance vétérinaire et les contrôles de santé animale sont respectées.
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- Protocole, procédures, comptes-rendus (voir aussi Supplément 2, clauses 2.2 et 2.3)
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- Avoir un dossier par espèce par ferme sous contrat.
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- Dans un dossier séparé par ferme, ou sur PC
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- Avoir un planning annuel pour les visites de fermes.
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- Mettre en place un système documenté garantissant la mise à jour des données applicables aux patients et aux clients.
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- Faire un rapport avec tous les détails, sur papier ou PC
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- Garantir la confidentialité.
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- Avoir un système documenté garantissant la bonne conservation des médicaments.
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- Protocoles et procédures, voir aussi supplément 1
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- Avoir un système documenté garantissant que les médicaments sont commandés, reçus, stockés, administrés, délivrés, prescrits et détruits selon la législation applicable.
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- Protocoles et procédures, voir aussi supplément 1
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- N'administrer, ne délivrer ou ne prescrire de médicaments qu'après l'établissement d'un diagnostic obtenu à la suite d'un examen clinique complet du ou des animaux concernés.
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- Avoir des procédures documentées garantissant que la chirurgie est effectuée avec du matériel stérile et selon les techniques généralement acceptées.
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- Protocole, procédure, comptes-rendus
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- Avoir des infrastructures suffisantes pour les types de services proposés.
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- Avoir un programme de nettoyage et de désinfection incluant toutes les salles du cabinet, le dépôt de médicaments, le(s) véhicule(s) du cabinet et les instruments.
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- Elaborer un plan précisant qui, quand, comment, où, insérer une page sur les produits utilisés et les mesures de sécurité
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- Avoir des procédures documentées garantissant que les différents types de déchets sont conservés séparément et détruits correctement
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- faire une liste des déchets cliniques
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- stockage des déchets cliniques
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- Protocole, procédures, contrat, rapport
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- stockage et enlèvement des carcasses
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- Protocole, procédures, contrat, comptes-rendus
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- Mettre en place un système qualité respectant les dispositions du Code et incluant tous les systèmes documentés concernés.
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- Respecter les dispositions des suppléments applicables au cabinet.
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- s'assurer que toutes les dispositions applicables du code sont respectées.
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4 partie B |
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| Les praticiens BPV doivent: |
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- Etre propres et hygiéniques.
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- Toujours effectuer un examen clinique complet sur chaque patient, ou, dans le cas d'un examen d'une groupe d'animaux, sur un nombre réprésentatif. Il doit comprendre l'analyse du passé médical, des observations, un examen clinique complet, et toute autre examen nécessaire.
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- Aboutir à un dignostic probable grâce à ces examens.
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- Discuter toutes les possibilités de traitement et donner un pronostic sensé.
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- Etre libres dans le choix de la thérapie, tant qu'ils peuvent la justifier.
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- Utiliser les médicaments avec prudence et dans le respect des informations de la notice et de la législation applicable.
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- Conserver des comptes-rendus de tous les examens et traitements.
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- Protocoles, procédures, élaborer un rapport avec toutes données essentielles, sur papier ou PC
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- S'assurer que les comptes-rendus respectent les dispositions du Code.
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- Respecter toutes les dispositions BPV concernant les vétérinaires.
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- Etre membre de l'Ordre des Vétérinaires.
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- Conserver un exemplaire du document
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- Etre agréé par l'autorité compétente
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- Conserver un exemplaire du document
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Référence clause |
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Disposition |
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Mise en oeuvre |
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6.1 |
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6.2 |
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| 6.2. Système qualité |
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- Etablir, documenter et maintenir le système qualité
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- Manuel qualité:
- Protocoles
- Procédures
- Structure et présentation de la documentation
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- Ceci est l'exigence générale, voir plus loin pour les détails
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- Tous protocoles et procédures effectivement appliqués.
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6.3 |
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6.4 |
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6.5 |
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6.6 |
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6.7 |
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| 6.7. Contrôle des processus |
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- Instructions de travail documentées
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- Protocole, instructions de travail
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- Matériel adéquat, entretenu et calibré (si nécessaire)
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- Matériel, protocole, procédure, instructions, comptes-rendus
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- Respect de législation, normes, codes, procédures
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6.8 |
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6.9 |
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6.10 |
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6.11 |
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6.12 |
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6.13 |
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| 6.13. Formation |
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Protocole, procédures, séances de formation, conserver les comptes-rendus |
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Référence clause |
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Disposition |
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Mise en oeuvre |
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Suppl.
1 Clause 1.1 |
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| 1.1. Commande de médicaments |
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- A un pharmacien tenant une officine ouverte au public
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- Protocole, contrat / déclaration
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- Vaccins visés par la décision ministérielle du 10 juillet 1964
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- Protocole, commander comme requis
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- Utilisation du document de commande de médicaments
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- Exemplaire signé et renvoyé par le pharmacien gardé pendant 10 ans
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- Protocole, procédure, classement
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- Classement chronologique des documents
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- Tous médicaments présents au dépôt doivent correspondre aux formulaires de commande.
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- Système informatisé: information disponible et imprimable sur simple demande.
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- Vérifier avec le concepteur du logiciel
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Suppl 1, clause 1.2 |
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| 1.2. Médicaments entrants |
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- Vérification des emballages, quantités livrées, dates de péremption et identité du pharmacien
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Identité du cabinet BPV indiquée sur l'emballage extérieur accompagnée d'une référence unique au bon de commande
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- Procédure documentée pour renvoi des produits non-conformes
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- Protocole, procédure, accord avec le pharmacien
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- Produits renvoyés mentionnés sur formulaire de commande, avec la raison
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- Protocole, procédures, formulaires
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- Produits acceptés enregistrés dans le registre des médicaments entrants
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- Protocole, procédure, registre
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- Registre facilement lisible et accessible et si informatisé, impression toujours possible
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- Format, vérifier auprès du concepteur du logiciel
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Suppl 1, clause 1.3.1 |
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Suppl
1, clause 1.3.2 |
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| 1.3.2. Le dépôt |
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- Pas de poussière ou vermine
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- Contrôle des vermines (appâts) + contrôle du système, protocole d'entretien
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- Catégories de produits stockés séparés physiquement
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- Registres séparés pour sédatifs, anesthésiants et médicaments pour euthanasie
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- Meuble fermé à clé pour médicaments narcotiques et registre séparé
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- Médicaments devant être renvoyés au pharmacien stockés àpart
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- Produits stockés selon les indications du titulaire de l'autorisation
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- Protocole, procédures, frigo, endroit sombre
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- Thermomètres min/max dans toutes les salles de dépôt
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- Médicaments dans leur emballage primaire
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- Protocole, procédure, audit interne
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- Stockage prévenant leur contamination
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- Plan, vérifications régulières: liste de pointage, procédure
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- Médicaments protégés de gaspillage, dommage ou vol
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- Plan, protocole, procédure, vérifications régulières: liste de pointage
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- Classification ordonnée, hygiénique et selon les dispositions de conservation, écrites dans un protocole
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- Protocole, procédure, vérifications régulières: liste de pointage
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- Date de péremption les plus proches sont utilisés d'abord
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- Protocole, procédure, vérifications régulières: liste de pointage
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- Procédures documentées pour s'assurer que les produits périmés sont enlevés du dépôt et correctement détruits
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- Protocole, procédure, vérifications régulières: liste de pointage
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- Procédures de manipulation, stockage, emballage, conservation et livraison selon la section 6.10 du Code BPV
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Suppl
1, clause 1.3.3 |
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| 1.3.3. Stock au lieu de consultation |
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Stockage respectant les consignes du titulaire de l'autorisation
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- Protocole, procédure, liste de pointage, réfrigérateur, endroit sombre
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- Classification ordonnée, hygiénique et selon les dispositions de conservation
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Date de première ouverture ou utilisation des flacons indiquée sur l'emballage primaire
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Flacons en cours d'utilisation et emballages ouverts utilisés pendant 2 mois maximum sauf indication contraire précisée dans les conditions d'utilisation
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Produits périmés ou ouverts depuis plus de 2 mois retirés du dépôt et détruits correctement
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Médicaments protégés de gaspillage, dommage ou vol
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- Plan, protocole, procédure, liste de pointage
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Suppl
1, clause 1.3.4 |
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| 1.3.4. Stock dans les véhicules |
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Stockage respectant les consignes du titulaire de l'autorisation
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- Protocole, procédure, liste de pointage, réfrigérateur dans le véhicule, endroit sombre
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- Classification ordonnée, hygiénique et selon les dispositions de conservation
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Dans l'emballage primaire
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Stockage prévenant leur contamination et vice-versa
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- Médicaments protégés de gaspillage, dommage ou vol
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- Plan, protocole, procédure, liste de pointage
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- Date de première ouverture ou utilisation des flacons indiquée sur l'emballage
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Flacons en cours d'utilisation et emballages ouverts utilisés pendant 2 mois maximum sauf indication contraire précisée dans les conditions d'utilisation
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Produits périmés ou ouverts depuis plus de 2 mois retirés du dépôt et détruits correctement
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- Protocole, procédure, liste de pointage
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- Poubelle et conteneur pour objets contondants
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- Matériel, liste de pointage
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Suppl 1, clauses 1.4,
1.4.1, 1.4.2 et 1.4.3 |
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| 1.4. Médicaments sortants |
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- Médicaments sortants enregistrés avec toutes données importantes
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- Protocole, procédure, registre
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- Enregistrés par vétérinaire
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- Protocole, procédure, registre
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| 1.4.1. Administration |
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- Données importantes consignées
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| 1.4.2. Délivrance |
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- Dans l'emballage primaire
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- Identité du vétérinaire délivrant et date de délivrance sur l'emballage primaire
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- Protocole, procédure, labels
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- Toute autre information requise sur l'emballage primaire
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- Toutes données importantes consignées
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| 1.4.3. Médicaments destinés à la destruction |
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- Marqués clairement et irréversiblement ne seront plus à utiliser
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- Protocole, procédure, label
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- Enregistrement dans le registre
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- Protocole, procédure, registre
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Suppl 1, clause 1.5 |
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Suppl 1, clause 1.6 |
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| 1.6. Administratif |
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- Tout médicament délivré/administré indiqué sur factures sortantes
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- Protocole, procédure, formulaire
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- Compendium récent des médicaments vétérinaires
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- Abrégé de la législation des médicaments vétérinaires et des instructions des autorités compétentes présent et mis à jour
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- Abrégé avec contrat ou similaire
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- Descriptions claires des tâches
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- Descriptions des tâches, protocoles, procédures respectées
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Suppl 1, clause 1.7 |
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| 1.7. Dispositions relatives au personnel |
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- Formation professionnelle continue
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- Dédier une part appropriée du temps de formation professionnelle continue aux développements concernant le dépôt et à l'utilisation des médicaments vétérinaires, fiches, classement
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Suppl 1, clause 1.8 |
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| 1.8. Procédures de contrôle des déchets |
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- Procédures de contrôle des déchets
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- Protocole, procédures, comptes-rendus
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- Pièce séparée des pièces d'habitation et non-accessible aux personnes non-autorisées, la porte de ladite pièce portant la mention: "DECHETS CLINIQUES - ENTREE INTERDITE".
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Référence clause |
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Disposition |
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Mise en oeuvre |
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Suppl 2 clause 2.1 |
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Suppl 2 clause 2.1.1 |
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Suppl
2 Clause 2.1.1 |
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| 2.1.1.1 Administration |
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- Contrats avec les fermes
Copies des contrats avec les fermiers envoyées à l'Ordre et à l'inspecteur vétérinaire.
Un dossier par ferme
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- Garder un exemplaire de la lettre à l'Ordre Conserver et classer les contrats Avoir un dossier par ferme avec toutes informations
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- Autres contrats
Les cabinets BPV doivent s'assurer qu'une copie des contrats est envoyée à l'Ordre si requis par le Code de Déontologie de l'Ordre.
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- Conserver une copie de la lettre à l'Ordre conserver les contrats classés
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Suppl 2 clause 2.1.1.2, 2.1.1.3, 2.1.1.3.1, 2.1.1.3.2 |
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Suppl 2 clause 2.1.1.4 |
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| 2.1.1.4. Le cabinet vétérinaire |
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| Conditions générales: |
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- Les cabinets BPV doivent être clairement reconnaissables en tant que tels depuis l'extérieur.
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- Avoir une croix vétérinaire ou semblable; afficher le certificat BPV
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- Heures de consultation et contacts en-dehors de ces heures.
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- Papier ou panneau à l'entrée
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- Une salle pour voir les clients ou représentants. Salle digne de la profession. Peut aussi faire office de bureau de consultation, mais dans ce cas il faut garantir la confidentialié des informations concernant les clients.
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- Plan; conserver les comptes-rendus sur PC ou dans des fiches individuelles; ne pas laisser de fiche ou de fenêtre ouverte (PC) sans surveillance.
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| Si les animaux destinés à l'alimentation humaine sont amenés au cabinet : |
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- Une salle de consultation et de traitement comportant tous les équipements nécessaires aux types de services fournis. Des procédures documentées seront appliquées pour garantir que tous les équipements qui requièrent un usage stérile aient été stérilisés avant ré-utilisation.
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- Plan, matériel, protocoles et procédures
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- Une salle d'attente pour les clients avec suffisamment de sièges. Toilettes pour les clients.
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- Une salle d'opération avec tous les équipements nécessaires aux types d'opération possibles seront présents et stérilisés. Il y aura des procédures documentées pour le garantir.
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- Plan, matériel, protocoles et procédures
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| Si les services concernés sont proposés : |
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- Plan, matériel, protocoles et procédures
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- Matériel pour examens de sang, d'urine, d'excréments, de peau etc.
Matériel nécessaire pour les tests.
Rapports de calibrage.
Un frigo séparé.
Comptes-rendus pour chaque test.
Un manuel d'instructions.
Déchets du labo.
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- Matériel, protocoles et procédures, comptes-rendus, manuel d'instructions, contrôle des déchets
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- Propre salle de radiologie
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- Matériel toujours prêt pour l'utilisation.
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- Positionnement du matériel
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- Tous murs et portes correctement protégés.
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- Matériel : gants et blouses plombés, etc
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- Matériel, protocole, procédures, registre
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- Protocole, procédure. Registre
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- Protocole, procédure, registre
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- Une pièce séparée pour développer les films, avec le matériel nécessaire.
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- Plan, matériel, protocole, procédure
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- Instructions orales, circulaire et instructions de sécurité.
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- Protocole, procédures, circulaires
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- Pas d'accès aux femmes enceintes.
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- Responsable de la protection contre les radiations + procédures.
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- Personnel, protocole, procédure
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- Etables et enclos d'observation
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- Facilement nettoyables et désinfectables.
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- Plan (lavabo et lave-botte), protocole, procédure
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- Registre, protocole, procédure
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- Tableau des enclos/étables.
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- Tableau, protocole, procédure
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- Adéquatement séparée des autres salles
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- Facilement nettoyable et désinfectable.
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- Procédures pour la séparation du matériel.
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- Registre, protocole, procédure
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- Une salle séparée pour stocker les déchets des différentes sections; réfrigérée. Protocole précisant les détails de collecte.
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- Layout, protocol, procedure
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Suppl 2 clause 2.1.1.5 |
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Suppl 2, clause 2.1.2 |
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| 2.1.2. Dispositions spécifiques pour les cabinets à plusieurs vétérinaires |
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- Contrat approuvé par l'Ordre disponible.
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- Garder la lettre d'approbation.
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- Les contrats de guidance vétérinaire mentionnant le titulaire et son remplaçant, seront disponibles pour tout employé.
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- Tenir les dossiers des fermes accessibles pour tout employé
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- Planning quotidien clair.
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- Planning, protocole, procédure
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- Planning de travail et de congés.
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- Planning, protocole, procédure
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Suppl 2, clause 2.2 |
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| 2.2. Cabinets et prestations sanitaires officielles |
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- Abrégé de toutes les dispositions légales et conseils de guidances émises par les autorités compétentes, concernant le contrôle de la santé animale; mis à jour
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- Contrat, 4 copies, envoyées à l'Ordre et à l'inspecteur vétérinaire.
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- Contrat, protocole, procédure, garder une copie de la lettre
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- Liste par espèce de toutes les fermes sous contrat pour les contrôles de santé animale.
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- Elaborer la liste, la mettre à jour et la ranger
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- Toutes tâches officielles effectuées selon les conseils /instructions de l'autorité compétente.
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- Sur toute documentation officielle, l'inspection est notifiée de la délégation d'une tâche officielle à un collègue ou à un autre cabinet. Signée en double.
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- Tous documents et certificats respectent la clause 2.5 du Supplément 2
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Suppl 2, clause 2.3 |
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