1. Introduction

Cette aide pratique est conçue pour aider les cabinets et vétérinaires à comprendre et appliquer les dispositions du Code des Bonnes Pratiques Vétérinaires.

En conséquence, il est conseillé de les lire conjointement au code.

Le but de cette aide est de fournier des informations complémentaires sur les exigences posées par le code et sur la façon de prouver leur application.

L'organisme de certification doit prendre en compte ces éléments lors de l'audit.

Ce document aborde les thèmes du code dans le même ordre, mais certaines dispositions peuvent être expliquées dans plus d'une section.

2. Comment se servir de l'aide

Cette aide est rédigée sous forme de tableaux. Dans la colonne de gauche se trouve la référence à la clause du code BPV. Dans la deuxième, les dispositions sont rappelées de manière brève. Dans la troisième colonne se trouvent les éléments devant être vus pour prouver le respect de la disposition.

• Les documents (protocoles, procédures) seront inclus dans le manuel qualité concernant les dispositions du Code BPV. Ce manuel qualité sera l'instrument pour prouver qu'un cabinet respecte les dispositions BPV.

• Lorsque l'aide précise la nécessité d'un protocole, cela signifie qu'un protocole correspondant à la disposition du code doit se trouver dans le manuel qualité. Cependant, il est possible qu'un protocole couvre plus d'une disposition. Les cabinets peuvent par exemple décider de rédiger un seul protocole couvrant toutes les dispositions relatives aux dépôts de médicaments. En revanche, les procédures doivent être séparées.

• Lorsqu'elle précise qu'une procédure est nécessaire, cela signifie qu'il doit y avoir une procédure correspondante dans le manuel qualité.

• Lorsque des comptes-rendus/registre/etc sont indiqués, cela signifie que ces documents doivent être utilisés. Pour chaque document de ce type, il doit y avoir un exemplaire vierge présent dans le manuel qualité, ainsi qu'une liste précisant tous les différents comptes-rendus et leur version actuelle.

• Lorsque du matériel est mentionné, cela signifie que ce matériel est nécessaire pour se conformer à la disposition.

• Lorsqu'un plan est indiqué, cela signifie qu'il y a des exigences particulières concernant le bâtiment du cabinet ou des locaux administratifs.

3. Vétérinaires

	Référence clause		Disposition		Mise en oeuvre
	3		Dispositions générales sur les vétérinaires Elaborer une déclaration d'intention recouvrant ces dispositions. S'assurer que tous les actes effectués en tant que vétérinaire respectent ces indications.

4. Cabinets vétérinaires

	Référence clause		Disposition		Mise en oeuvre
	4 Partie A		Les cabinets BPV doivent:   Mettre en place un système documenté garantissant que toutes les consultations, visites, visites de rappel, autopsies, ou tout autre service sont enregistrés. En utilisant un agenda journalier, protocole, procédure Mettre en place un système documenté garantissant que tous les appels téléphoniques obtiennent une réponse. Réceptionniste/ répondeur/sous-traitance + protocole, procédure Mettre en place un système documenté afin de pouvoir assurer un service 24h/24. Protocole, procédure/contrat avec un autre cabinet Mettre en place un système documenté de référé pour les cas dépassant leurs compétences ou leurs capacités. Protocole, procédure/contrats Afficher de façon claire les tarifs et les appliquer avec cohérence Protocole, procédure, rapport Avoir des factures détaillées précisant: biens, services et prix Protocole, procédure, format de rapport Avoir des accords écrits avec les fermiers pour la guidance vétérinaire et les contrôles de santé animale. Garder des exemplaires Avoir un système documenté garantissant que toutes les dispositions sur la guidance vétérinaire et les contrôles de santé animale sont respectées. Protocole, procédures, comptes-rendus (voir aussi Supplément 2, clauses 2.2 et 2.3) Avoir un dossier par espèce par ferme sous contrat. Dans un dossier séparé par ferme, ou sur PC Avoir un planning annuel pour les visites de fermes. Elaborer un planning Mettre en place un système documenté garantissant la mise à jour des données applicables aux patients et aux clients. Faire un rapport avec tous les détails, sur papier ou PC Garantir la confidentialité. Protocole Avoir un système documenté garantissant la bonne conservation des médicaments. Protocoles et procédures, voir aussi supplément 1 Avoir un système documenté garantissant que les médicaments sont commandés, reçus, stockés, administrés, délivrés, prescrits et détruits selon la législation applicable. Protocoles et procédures, voir aussi supplément 1 N'administrer, ne délivrer ou ne prescrire de médicaments qu'après l'établissement d'un diagnostic obtenu à la suite d'un examen clinique complet du ou des animaux concernés. Protocoles et procédures Avoir des procédures documentées garantissant que la chirurgie est effectuée avec du matériel stérile et selon les techniques généralement acceptées. Protocole, procédure, comptes-rendus Avoir des infrastructures suffisantes pour les types de services proposés. Plan du cabinet Avoir un programme de nettoyage et de désinfection incluant toutes les salles du cabinet, le dépôt de médicaments, le(s) véhicule(s) du cabinet et les instruments. Elaborer un plan précisant qui, quand, comment, où, insérer une page sur les produits utilisés et les mesures de sécurité Avoir des procédures documentées garantissant que les différents types de déchets sont conservés séparément et détruits correctement Protocole, procédures Conservés séparément Protocole, procédures faire une liste des déchets cliniques Liste stockage des déchets cliniques Plan, matériel enlèvement Protocole, procédures, contrat, rapport stockage et enlèvement des carcasses Protocole, procédures, contrat, comptes-rendus Mettre en place un système qualité respectant les dispositions du Code et incluant tous les systèmes documentés concernés. Voir le point 6 Respecter les dispositions des suppléments applicables au cabinet. s'assurer que toutes les dispositions applicables du code sont respectées.
	4 partie B		Les praticiens BPV doivent:   Etre propres et hygiéniques. Protocoles et procédures Toujours effectuer un examen clinique complet sur chaque patient, ou, dans le cas d'un examen d'une groupe d'animaux, sur un nombre réprésentatif. Il doit comprendre l'analyse du passé médical, des observations, un examen clinique complet, et toute autre examen nécessaire. Protocoles et procédures Aboutir à un dignostic probable grâce à ces examens. Protocoles et procédures Discuter toutes les possibilités de traitement et donner un pronostic sensé. Protocoles et procédures Etre libres dans le choix de la thérapie, tant qu'ils peuvent la justifier. Protocols and procedures Utiliser les médicaments avec prudence et dans le respect des informations de la notice et de la législation applicable. Protocoles et procédures Conserver des comptes-rendus de tous les examens et traitements. Protocoles, procédures, élaborer un rapport avec toutes données essentielles, sur papier ou PC S'assurer que les comptes-rendus respectent les dispositions du Code. Protocoles et procédures Respecter toutes les dispositions BPV concernant les vétérinaires. Protocoles et procédures Etre membre de l'Ordre des Vétérinaires. Conserver un exemplaire du document Etre agréé par l'autorité compétente Conserver un exemplaire du document

5. Contrôle des médicaments (vétérinaires)

	Référence clause		Disposition		Mise en oeuvre
	5		Tout personnel vétérinaire comprend et respecte ses obligations juridiques concernant la prescription, la conservation, l'utilisation et la délivrance de produits médicamenteux (à usage vétérinaire) Formation continue, training, protocole, procédure Médicaments (à usage vétérinaire) ne sont obtenus qu'auprès de pharmaciens tenant une officine ouverte au public. Démontrable par les bons de commandes Les médicaments sont délivrés et utilisés avec la plus grande prudence. Formation continue, protocole, procédure Médicaments uniquement administrés, délivrés ou prescrits sur la base d'un diagnostic établi à la suite d'un examen clinique adéquat. Protocole, procédure, audit interne Dépôt:   Commission médicale provinciale prévenue par lettre recommandée. Classer une copie de la lettre Responsable du dépôt et remplaçant. Nommer le personnel, conserver les comptes-rendus Matières premières, préparations extemporanées, pré-mélanges médicamenteux et médicaments ne disposant pas de licence pour être vendus interdits dans le dépôt. Protocole Procédures documentées pour commande, réception, stockage, administration, délivrance et prescription de médicaments Protocole, procédures, comptes-rendus Contrôle des stocks au moins une fois par an. Protocole, procédures, comptes-rendus Procédures documentées garantissant le respect du principe de premier entré - premier sorti. Protocole, procédure, liste de pointage Procédures documentées garantissant qu'aucun médicament n'est utilisé après sa date de péremption. Protocole, procédures, listes de pointage Procédures documentées pour prévenir que des résidus de médicaments vétérinaires soient présents dans les denrées alimentaires d'origine animale et destinées à l'alimentation humaine. Protocole, procédures Toutes les dispositions du Supplément 1 du Code doivent être respectées. Voir aide pratique du Supplément 1

6. Dispositions concernant le système qualité

	Référence clause		Disposition		Mise en oeuvre
	6.1		6.1. Responsabilité de la direction    6.1.1. Police qualité  Document correspondant 6.1.2. Organisation  Organigramme, descriptions des postes, documents sur les responsabilités 6.1.3. Révision par la direction  Protocole, procédures, comptes-rendus
	6.2		6.2. Système qualité    Etablir, documenter et maintenir le système qualité Protocole Manuel qualité: Protocoles Procédures Structure et présentation de la documentation Ceci est l'exigence générale, voir plus loin pour les détails Tous protocoles et procédures effectivement appliqués. Voir audits internes
	6.3		6.3. Révision de contrat  Protocole, procédure, comptes-rendus
	6.4		6.4. Contrôle des documents et données    6.4.1. Généralités    Procédures documentées Procédures 6.4.2. Emission et approbation des documents    Personnel assigné Protocole, rapport Liste-mère Protocole, rapport Tous documents:   Datés et signés Modèle des rapports Version de publication   Imprimés ou saisis   Disponibles et accessibles par tout le personnel Protocole, procédure Disponibles sur les lieux de travail Protocole, procédure Tous documents invalides ou obsolètes retirés du système. Protocole, procédure 6.4.3. Modifications des documents et données  Protocole, procédure
	6.5		6.5. Achats / sous-traitants    6.5.1. Généralités    Exigences spécifiques documentées et convenues. Protocole, procédures, comptes-rendus Procédures.   6.5.2. Evaluation des sous-traitants  Protocole, procédures, comptes-rendus 6.5.3. Données concernant les achats.  Protocole, procédures, comptes-rendus 6.5.4. Vérification des produits achetés / services effectués.  Protocole, procédures, comptes-rendus
	6.6		6.6. Identification et traçabilité des produits    Procédures Protocole, procédures, étiquettes, comptes-rendus
	6.7		6.7. Contrôle des processus    Instructions de travail documentées Protocole, instructions de travail Matériel adéquat, entretenu et calibré (si nécessaire) Matériel, protocole, procédure, instructions, comptes-rendus Respect de législation, normes, codes, procédures Protocole, procédures
	6.8		6.8. Contrôle des produits non-conformes et déchets    Procédures pour leur destruction. Protocole, procédures
	6.9		6.9. Actes de régularisation et de prévention    6.9.1. Généralités    Procédures documentées. Protocole, procédures Comptes-rendus. Protocole, procédures, comptes-rendus 6.9.2. Actes de régularisation  Protocole, procédures, comptes-rendus 6.9.3. Actes de prévention  Protocole, procédures, comptes-rendus
	6.10		6.10. Manipulation, stockage, emballage, conservation et livraison des produits  Protocole, procédures, listes de pointage
	6.11		6.11. Contrôle des comptes-rendus de qualité    Procédures documentées Protocole, procédures Tous comptes-rendus lisibles et facilement accessibles. Format, procédure de rangement Temps de conservation Protocole, procédure Disponibles pour clients ou représentants. Protocole
	6.12		6.12. Audits internes de la qualité  Personnel nommé, protocole, procédures, planning d'audit, comptes-rendus, suivis
	6.13		6.13. Formation  Protocole, procédures, séances de formation, conserver les comptes-rendus

Supplément 1: Dispositions BPV concernant le dépôt de médicaments

	Référence clause		Disposition		Mise en oeuvre
	Suppl. 1 Clause 1.1		1.1. Commande de médicaments    A un pharmacien tenant une officine ouverte au public Protocole, contrat / déclaration Vaccins visés par la décision ministérielle du 10 juillet 1964 Protocole, commander comme requis Utilisation du document de commande de médicaments Format requis utilisé Exemplaire signé et renvoyé par le pharmacien gardé pendant 10 ans Protocole, procédure, classement Classement chronologique des documents Protocole, procédure Tous médicaments présents au dépôt doivent correspondre aux formulaires de commande. Protocole, procédures Système informatisé: information disponible et imprimable sur simple demande. Vérifier avec le concepteur du logiciel
	Suppl 1, clause 1.2		1.2. Médicaments entrants    Vérification des emballages, quantités livrées, dates de péremption et identité du pharmacien Protocole, procédure, liste de pointage Identité du cabinet BPV indiquée sur l'emballage extérieur accompagnée d'une référence unique au bon de commande Protocole, procédure Procédure documentée pour renvoi des produits non-conformes Protocole, procédure, accord avec le pharmacien Produits renvoyés mentionnés sur formulaire de commande, avec la raison Protocole, procédures, formulaires Produits acceptés enregistrés dans le registre des médicaments entrants Protocole, procédure, registre Registre facilement lisible et accessible et si informatisé, impression toujours possible Format, vérifier auprès du concepteur du logiciel
	Suppl 1, clause 1.3.1		1.3. Dépôt de médicaments    1.3.1. Généralités    Les associations ont un dépôt central Protocole, procédure
	Suppl 1, clause 1.3.2		1.3.2. Le dépôt    Fermé Plan Facilement nettoyable Plan Propre et rangé Protocole d'entretien Pas de poussière ou vermine Contrôle des vermines (appâts) + contrôle du système, protocole d'entretien Catégories de produits stockés séparés physiquement Plan Registres séparés pour sédatifs, anesthésiants et médicaments pour euthanasie Plan, registres Meuble fermé à clé pour médicaments narcotiques et registre séparé Plan, registre Médicaments devant être renvoyés au pharmacien stockés àpart Plan Produits stockés selon les indications du titulaire de l'autorisation Protocole, procédures, frigo, endroit sombre Thermomètres min/max dans toutes les salles de dépôt Thermomètres Médicaments dans leur emballage primaire Protocole, procédure, audit interne Stockage prévenant leur contamination Plan, vérifications régulières: liste de pointage, procédure Médicaments protégés de gaspillage, dommage ou vol Plan, protocole, procédure, vérifications régulières: liste de pointage Classification ordonnée, hygiénique et selon les dispositions de conservation, écrites dans un protocole Protocole, procédure, vérifications régulières: liste de pointage Date de péremption les plus proches sont utilisés d'abord Protocole, procédure, vérifications régulières: liste de pointage Procédures documentées pour s'assurer que les produits périmés sont enlevés du dépôt et correctement détruits Protocole, procédure, vérifications régulières: liste de pointage Procédures de manipulation, stockage, emballage, conservation et livraison selon la section 6.10 du Code BPV Protocole, procédure
	Suppl 1, clause 1.3.3		1.3.3. Stock au lieu de consultation    Stock minimum Protocole, procédure, liste de pointage Stockage respectant les consignes du titulaire de l'autorisation Protocole, procédure, liste de pointage, réfrigérateur, endroit sombre Classification ordonnée, hygiénique et selon les dispositions de conservation Protocole, procédure, liste de pointage Date de première ouverture ou utilisation des flacons indiquée sur l'emballage primaire Protocole, procédure, liste de pointage Flacons en cours d'utilisation et emballages ouverts utilisés pendant 2 mois maximum sauf indication contraire précisée dans les conditions d'utilisation Protocole, procédure, liste de pointage Produits périmés ou ouverts depuis plus de 2 mois retirés du dépôt et détruits correctement Protocole, procédure, liste de pointage Médicaments protégés de gaspillage, dommage ou vol Plan, protocole, procédure, liste de pointage
	Suppl 1, clause 1.3.4		1.3.4. Stock dans les véhicules    Stock minimum Protocole, procédure, liste de pointage Stockage respectant les consignes du titulaire de l'autorisation Protocole, procédure, liste de pointage, réfrigérateur dans le véhicule, endroit sombre Classification ordonnée, hygiénique et selon les dispositions de conservation Protocole, procédure, liste de pointage Dans l'emballage primaire Protocole, procédure, liste de pointage Identifiables Protocole, procédure, liste de pointage Stockage prévenant leur contamination et vice-versa Plan, liste de pointage Médicaments protégés de gaspillage, dommage ou vol Plan, protocole, procédure, liste de pointage Date de première ouverture ou utilisation des flacons indiquée sur l'emballage Protocole, procédure, liste de pointage Flacons en cours d'utilisation et emballages ouverts utilisés pendant 2 mois maximum sauf indication contraire précisée dans les conditions d'utilisation Protocole, procédure, liste de pointage Produits périmés ou ouverts depuis plus de 2 mois retirés du dépôt et détruits correctement Protocole, procédure, liste de pointage Poubelle et conteneur pour objets contondants Matériel, liste de pointage
	Suppl 1, clauses 1.4, 1.4.1, 1.4.2 et 1.4.3		1.4. Médicaments sortants    Médicaments sortants enregistrés avec toutes données importantes Protocole, procédure, registre Enregistrés par vétérinaire Protocole, procédure, registre 1.4.1. Administration    Données importantes consignées Protocole, procédures 1.4.2. Délivrance    Dans l'emballage primaire Protocole, procédure Identité du vétérinaire délivrant et date de délivrance sur l'emballage primaire Protocole, procédure, labels Toute autre information requise sur l'emballage primaire Protocole, procédure Toutes données importantes consignées Protocole, procédure 1.4.3. Médicaments destinés à la destruction    Procédures documentées Protocole, procédure Marqués clairement et irréversiblement ne seront plus à utiliser Protocole, procédure, label Enregistrement dans le registre Protocole, procédure, registre
	Suppl 1, clause 1.5		1.5. Contrôle du stock    Au moins annuel Protocole, procédure Différences dans un rapport Protocole, procédure, formulaire Conservé pendant 10 ans Protocole, classement
	Suppl 1, clause 1.6		1.6. Administratif    Tout médicament délivré/administré indiqué sur factures sortantes Protocole, procédure, formulaire Compendium récent des médicaments vétérinaires Compendium Abrégé de la législation des médicaments vétérinaires et des instructions des autorités compétentes présent et mis à jour Abrégé avec contrat ou similaire Descriptions claires des tâches Descriptions des tâches, protocoles, procédures respectées
	Suppl 1, clause 1.7		1.7. Dispositions relatives au personnel    Formation professionnelle continue Dédier une part appropriée du temps de formation professionnelle continue aux développements concernant le dépôt et à l'utilisation des médicaments vétérinaires, fiches, classement
	Suppl 1, clause 1.8		1.8. Procédures de contrôle des déchets    Procédures de contrôle des déchets Protocole, procédures, comptes-rendus Conteneurs Matériaux Pièce séparée des pièces d'habitation et non-accessible aux personnes non-autorisées, la porte de ladite pièce portant la mention: "DECHETS CLINIQUES - ENTREE INTERDITE". Plan Entreprise d'enlèvement Contrat, comptes-rendus

Supplément 2: Dispositions BPV concernant les pratiques vétérinaires sur les animaux destinés à la consommation

	Référence clause		Disposition		Mise en oeuvre
	Suppl 2 clause 2.1		2.1. Pratique
	Suppl 2 clause 2.1.1		2.1.1 Tous cabinets vétérinaires
	Suppl 2 Clause 2.1.1		2.1.1.1 Administration    Agenda